Intrinsiek leren en verbeteren. Hoe krijg je een team gemotiveerd?

Intrinsiek leren en verbeteren: hoe krijg je een team gemotiveerd? Van een ‘Zo doen we het altijd al..’ houding, naar een ‘Wat kunnen we nog met elkaar verbeteren?’ mentaliteit. Leidinggevenden en teamcoaches vragen zich iedere dag af hoe teams in beweging krijgen. Het liefst zou je zien dat teams het zelf oppakken. Is dat mogelijk zonder dat iemand voortdurend aan het duwen en trekken is? Na een paar jaar praktijkervaring durven we de stelling definitief aan. Ja, dat kan.

Hoe ontstaat intrinsiek leren en verbeteren?

Een team beslist zelf wanneer zij zelf willen verbeteren.

We hebben al eerder uitleg gegeven over hoe de intrinsieke motivatie bij een individu ontstaat. Dit principe geldt wat ons betreft ook voor een ‘team’. Als een team het waarderend vindt een betere prestatie neer te zetten, dan gaan zij daarmee aan de gang. Het stimuleren van één of enkele personen binnen de groep om een verandering te realiseren, is niet heel effectief. Als het grootste deel van het team het met elkaar eens is dat zaken niet goed lopen, is dit de werkelijkheid van het team. Op zo’n moment wil een team wel werken aan verbeteringen, maar dan wel de verbeteringen die zij zelf van belang vinden. Een team wil dus verbeteren als zij zelf het belang en de meerwaarde inzien van die verbetering.

Hoe krijg je een team in beweging?

De kunst zit hem in het creëeren van een waarderend, interessant onderwerp voor het team als geheel. Een situatie waarin het team zich herkend en waar zij allemaal een bijdrage aan willen leveren.

Een team besluit te verbeteren als zij zichzelf een doel stelt.

Het doel neemt aan kracht toe als dit een perspectief is waar het team elkaar ook daadwerkelijk bij nodig heeft. Op dat moment wordt de groep mensen geforceerd te functioneren als een team. We merken in de praktijk dat teamdoelen vaak voor het team worden ingevuld. Op zo’n moment worden er doelen gesteld zoals ‘jullie willen toch een professioneel team zijn?’ of ‘jullie willen toch het best voor de klant?’. Deze doelstellingen zijn niet heel effectief, omdat ze niet door het team zelf zijn vastgesteld. Daarnaast zitten dit soort doelen vol met containerbegrippen waar ieder teamlid zijn eigen draai aan kan geven. ‘Ik ben al professioneel’. ‘Wij zijn goed voor de klant’. ‘Mijn werk komt altijd af’. Willen we een team in beweging krijgen, dan hebben we dus iets nodig dat concreet is. Een aansprekend, uitdagend en herkenbaar doel.

Een methode: de waarderende audit

De afgelopen jaren hebben we veel ervaring opgedaan met de waarderende audit als interventie binnen bedrijven en organisaties. Deze waarderende audit is vrij vertaald de optimistische en veilige versie van een inspectie. Eén of twee personen van buitenaf komen het team binnen en lopen een dagdeel mee met medewerkers van het team. Zij vragen hen de hemd van het lijf. Voldoe je aan de richtlijnen die worden gesteld? Werk je veilig? Zijn procedures bekend en inzichtelijk? Waarom doe je wat je doet en waar kies jij nu voor? Er wordt op een positieve, waarderende en optimistisch wijze gekeken naar een team. De uitkomsten van de audit worden diezelfde ochtend aan het team terug gekoppeld.

Hoe kom je tot intrinsiek leren en verbeteren?

Met behulp van een audit kun je heel concrete resultaten bereiken. Teams pakken verbeterpunten intrinsiek en razendsnel op. Wat zijn de werkende principes binnen deze methodiek?

Het audit proces is zichtbaar, begrijpelijk en overzichtelijk. De auditoren leggen duidelijk uit aan het team wat ze komen doen en hoe de procedure in zijn werk gaat. Ook als ze al een aantal keer bij het team zijn langs geweest herhalen zij dit. Op deze wijze worden ook invalkrachten, stagiaires en leerlingen onderdeel van het proces;
Teams krijgen directe feedback. Het auditrapport volgt binnen twee weken na de audit. Daar staan geen conclusies of observaties in die het team niet kent. Het team is tijdens het bezoek al erg benieuwd naar wat er wordt geconstateerd. Zij horen de dag zelf in hoeverre zij Minors, Majors en Criticals hebben gescoord. Daarmee krijgen zij alvast een beeld van hoe de audit verlopen is. Indien zij een voldoende of goed behalen, wordt er gebak besteld voor het team. De prestatie is geleverd;
De beoordeling vindt plaats op basis van objectieve, relevante criteria. De eisen vanuit de organisatie, evenals branche specifieke eisen zijn het uitgangspunt voor de audit. Deze komen overeen met de eisen die de organisatie en de branche zelf stelt. Deze eisen zijn ook daadwerkelijk door het team te behalen. Daarnaast is er ook sprake van een heldere ‘voldaan’ of ‘niet voldaan’. Je kunt de audit dus als team behalen, wat de intrinsieke motivatie van het team verder aanscherpt;

Stel concrete eisen, wees transparant en bied directe feedback.

Selecteer auditoren op hun houding. De stijl van de mensen die de audit afnemen is belangrijk. Deze houding dient onafhankelijk, veilig en nieuwsgierig te zijn. Kies optimistische mensen waar een team goed mee kan samenwerken. Auditoren komen van buiten de organisatie en worden daarmee door het team gezien als onafhankelijk in hun oordeel. Niet ‘dat doe je niet goed’, maar ‘wat kan nog beter?’ Feedback vindt altijd plaats op teamniveau en niet op de persoon. Ook als het om persoonlijk functioneren betreft wordt dit niet in de groep gedeeld. Dit draagt bij aan de veiligheid en beleving van de audit. De auditoren worden door dit soort keuzes als helpende professionals gezien door de teams;
Laat het team een eigen certificaat behalen. Als je op team niveau een prestatie verlangt, waardeer dan ook op team niveau. De werkwijze van de waarderende audit wordt nog krachtiger met de mogelijkheid om als team een eigen certificaat te behalen. ‘Hebben jullie ook al het certificaat te pakken?’, is de vraag die teams elkaar stellen.
Het tempo van de audit, past bij het team. De medewerkers bepalen het tempo van de auditoren, niet andersom. Het actief schaduwen van de professional leidt tot verbondenheid.

Inmiddels verrichten we voor meerdere organisaties deze audits. We treffen tevreden opdrachtgevers en enthousiaste teams. De doelen van de organisatie gaan gepaard met de positieve energie en interesse van de teams zelf. Iedereen wordt er beter van.